Marketing Automation

Formalizar los procesos es una tarea compleja que en un principio puede parecer abrumadora pero una vez que comenzamos podemos ver los beneficios de haberlo hecho. Es mucho más simple gestionar una empresa con procesos formalizados que un lugar donde no sabemos cómo funciona. Además, la formalización de los procesos nos da un marco de profesionalismo mayor y puede ayudarnos a llegar a los objetivos de nuestra empresa.

Desventajas de los procesos informales

La informalidad de los procesos no es una acción que se haga adrede, generalmente se relaciona con el inicio de las organizaciones y la escasa habilidad para detectar a tiempo los cambios que deben implementarse. Sirven para llevar el crecimiento de la estructura interna de la empresa al mismo tiempo que el crecimiento en sus ventas.

Los procesos informales pueden funcionar cuando la empresa comienza a dar sus primeros pasos pero una vez que toma entidad por sí misma y comienza a incorporar áreas y recursos, es sumamente necesario que sus procesos se formalicen, para evitar la desorganización y la pérdida de recursos e insumos.

Trabajar con procesos informales lleva a trabajar con información que no ha sido corroborada, lo que también puede traernos consecuencias negativas en la realización de los procesos y demoras. Todos los inconvenientes que surjan en nuestra organización terminarán afectando directamente a nuestro servicio y a nuestra relación con los clientes, ya que no encontrarán en nosotros el servicio que dijimos ofrecer. Es por todo esto que siempre es preferible intentar formalizar los procesos, aunque en un principio parezca complicado.

Mapa de procesos

El mapeo de procesos es una herramienta de gestión que sirve para diseñar el flujo de tus actividades. Se utiliza para representar gráficamente los procesos que se llevan a cabo en una empresa. Tal cual como su nombre lo indica, es un mapa conceptual que tiene como objetivo representar fácilmente el funcionamiento de una empresa. Algunas de las ventajas que tiene realizar un mapeo de procesos son:

Sirven como ayuda para capacitar a los trabajadores de todas las áreas sobre los procesos que una empresa lleva adelante.
Es una buena herramienta para detectar problemas. Si estamos teniendo problemas en el resultado, podemos ir al mapa de procesos para ver en qué parte de la cadena están cometiendo errores y solucionarlos.
Son muy útiles para lograr la estandarización.
Ayuda a mantener la organización y el cumplimiento de cada tarea.
Fomenta el trabajo en equipo, haciendo que cada miembro colabore en su creación y una vez realizado, que cada uno sepa lo que hacen sus compañeros.
 

Para realizar un mapeo de procesos hay nueve etapas que debemos poner en práctica:

1. Determinar los objetivos: es importante que definamos los objetivos de cada proceso para determinar hacia dónde apunta nuestro proyecto.

2. Identificar los inputs del proceso: son todos los elementos que se modifican en un proceso. Pueden ser recursos humanos, físicos, datos, entre otros.

3. Identificar a los clientes: los clientes y a las interacciones con ellos durante el proceso.

4. Identificar los outputs del proceso: son las salidas del proceso, las entregas que se hacen al terminar cada proceso.

5. Identificar los componentes del proceso: son todos los insumos y recursos que necesitamos para llevar a cabo el proceso.

6. Identificar a los proveedores: pueden ser internos o externos, son los individuos dentro de la empresa o proveedores externos de insumos.

7. Comprender los límites del proceso: cuándo inicia y cuándo finaliza.

8. Documentar el proceso: se recomienda hacerlo mediante un diagrama de flujo.

9. Identificar las fallas para solucionarlas: es importante para determinar la eficacia de los procesos. Detectar las fallas es importante para poder ajustar esas acciones y que las próximas veces no tengamos inconvenientes.

Optimización de procesos.

La optimización de los procesos son esfuerzos de la organización para mejorar la productividad, para mejorar la seguridad de nuestra información y para reducir los costos de operación. La mejora de los procesos nos permite la racionalización de los flujos de trabajo, mejorar la comunicación, prever los cambios, entre otras acciones que a largo plazo contribuirán a mejorar nuestra productividad y competencia en el mercado

Para poder lograr la mejora en tus procesos, te recomendamos tener en cuenta estos 4 pasos que explicamos a continuación:

1. Lo primero que debes hacer es identificar el proceso problemático que desees mejorar. Debes definir los propósitos y las metas que deseas alcanzar.

2. Debes analizar si el proceso que quieres modificar, actualmente cumple con algunos de los objetivos planteados en un principio, si funciona para la producción y si es útil.

3. Una vez que hayas identificado y analizado las mejoras que puedes realizar, necesitas implementar los cambios

4. El último paso que debes cumplir es monitorear. Esto significa darle un seguimiento a la implementación del proceso para analizar si funciona como esperabas e identificar las mejoras que introdujo la nueva versión.

Análisis de causa raíz

El análisis de causa raíz (ACR) es un método que intenta eliminar los problemas en un proceso, desde sus causas. Busca encontrar el problema y encontrar qué es lo que lo provoca para poder eliminarlo y que no vuelva a suceder, actuando sobre las cuestiones que lo producen. El análisis de causa raíz permite realizar una gestión preventiva para poder evitar futuros problemas que pueden llegar a presentarse por la misma causa.

Para realizar un análisis de causa raíz existen diferentes métodos que podemos aplicar, los principales son:

1. Los 5 porqués: es un método que consiste en preguntarnos el por qué de los eventos que estamos observando. Los estudios indican que generalmente con la pregunta de 5 porqués podemos llegar al objetivo, aunque puede variar.

2. Espina de pescado: nos permite mapear visualmente las causas y el efecto. El problema sería la parte principal del diagrama y las posibles causas son las aristas que se desprenden de él. Una lluvia de ideas es una buena técnica a aplicar para identificarlas.

3. Diagrama de Pareto: este diagrama nos indica que el 80% de los resultados son causados por el 20% de los factores.

4. Diagrama del árbol: esta metodología se utiliza en problemas de conteo y probabilidad. Se agrega una rama para cada una de las posibles causas, acompañada de la probabilidad.

Mejora continua 

La mejora de los procesos es el objetivo de todas las organizaciones. Mediante la revisión constante de nuestros procesos podemos implementar acciones para lograr la mejora continua y así lograr llegar a los resultados deseados.

¿Cómo podemos saber si necesitamos invertir en mejorar nuestros procesos?, hay algunas alertas que nos pueden estar advirtiendo sobre esto a las que debes prestarle atención, estas son:

• En la organización hay distintas personas que hacen el mismo trabajo.
• No está definido quién es el responsable de llevar a cabo cada actividad.
• El fin de una actividad no está definido claramente
• No sabes si cuentas con los recursos humanos necesarios para desarrollar determinada actividad
• Se planifica a menos de un año
• Constantemente debes estar haciendo tareas urgentes.

Para implementar la mejora continua, existen herramientas que están configuradas para hacernos más simple el proceso: SixSigma, Lean y TOC, son las tres principales que presentaremos a continuación.

SixSigma

SixSigma es una metodología que se centra en la reducción de variabilidad, consiguiendo reducir o eliminar los defectos o fallos en la entrega de un producto o servicio. Para implementar esta metodología debemos seguir los siguientes pasos:

1. Definir: esta etapa consiste en concretar el objetivo del problema, o el defecto y validarlo.

2. Medir: lo que hacemos al medir es caracterizar los procesos, identificando los requisitos claves de los clientes, las características del producto y los parámetros que afectan al funcionamiento del proceso.

3. Analizar: en esta etapa pretendemos averiguar y confirmar las causas reales del problema. Se realiza una evaluación de datos para poder lograrlo y se contrastan hipótesis sobre las posibles causas.

4. Mejorar: ahora el equipo determina la relación entre la causa y el efecto para poder prevenir futuros inconvenientes, lo que permite mejorar y optimizar el proceso.

5. Controlar: es muy importante llevar adelante esta acción para asegurarnos que lo conseguido durante los pasos de la implementación funcionen y se mantengan para futuros procesos.

Lean

Este programa consiste en una metodología de mejora continua para la eficiencia en los procesos de fabricación o prestación de servicios. Para poder lograrlo, se basa en la supresión de todo lo que no aporte valor, permitiendo trabajar más eficientemente y consumiendo menos recursos. Un factor importante de esta metodología consiste en tener en cuenta el TaktTime: el tiempo que hay entre el inicio de la producción de una unidad y el inicio de la producción de la siguiente, lo que sería el tiempo que necesitamos para satisfacer las demandas de los clientes.

TOC

Teoría de las limitaciones (theory of constraits), tiene como objetivo intervenir sobre los cuellos de botella que limitan la capacidad de los procesos productivos. Esta metodología de mejora continua tiene como objetivo que las empresas generen ganancias a través de tres indicadores:

•  la salida del proceso vs la entrada del mismo
• el costo de los materiales almacenados
•  los gastos asociados a transformar el inventario.
  

Como vemos, la mejora continúa es un proceso que debemos hacer en pequeños pasos, necesita del aporte de toda la fuerza laboral y se debe comunicar de la mejor manera para poder lograr unificación en la implementación de los cambios. Debes poder encontrar la respuesta a qué es lo que está funcionando, qué es lo que no funciona correctamente y qué es lo que debe reemplazarse urgentemente para no tener más pérdidas. Una vez respondidas estas preguntas, puedes comenzar a organizar el mapa de procesos ideal e implementar las herramientas y metodologías necesarias para optimizarlo.

Para poder implementar la mejora continua de procesos necesitamos de la ayuda de un software que nos lo permita. Debes tener en cuenta las siguientes características al momento de elegir la herramienta correcta para tu empresa:

• Capacidad de automatización
• Capacidad de gestión de documentos
• Capacidad de colaboración entre los usuarios
• Capacidad de análisis de datos
• Accesibilidad desde cualquier dispositivo.

¿Ya te preguntaste cómo impacta la mejora de procesos continua en la rentabilidad de tu empresa? Debido al impacto que tiene la mejora de procesos en nuestro negocio, la rentabilidad se ve completamente involucrada. Por todas las mejoras que este proceso implica en nuestros procesos, la eficacia que genera en la realización de tareas, optimización del tiempo y reducción del margen de error en procesos futuros, la rentabilidad aumenta considerablemente al reducir los costos cuando implementamos mejoras en nuestro sistema productivo.

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