¿Qué es la productividad?
Todo lo que tienes que saber sobre la productividad, sus beneficios y acciones que puedes aplicar.
Introducción
Para todas las empresas es importante tener conocimiento sobre productividad. La productividad es la capacidad de desarrollar tareas en determinado tiempo y con cierta cantidad de recursos asignados que tiene nuestro negocio. Tener en cuenta los valores de productividad que maneja nuestra empresa es importante para optimizar nuestros procesos.
Para qué sirve la productividad, cómo se calcula, cómo mejorarla, entre otros, son aspectos que encontrarás detallados en esta página.
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¿Qué es la productividad?
¿En qué consiste la mejora operativa?
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Conceptos relacionados
A lo largo de todo este tiempo hemos recopilado una serie de conceptos asociados a la gestión por procesos que te serán de gran ayuda a la hora de comprenderla en su totalidad.
Tipos de productividad.
Existen diversos tipos de productividad, si bien todos se enfocan en el mismo concepto: hacer más con menos, existen otros factores. La productividad desde el punto de vista teórico conceptual se divide en tres tipos que identificamos a continuación:
- Productividad laboral, que se refiere a la producción obtenida de acuerdo a determinada cantidad de trabajo empleada para ello.
- Productividad total de los factores, se relaciona con la producción obtenida teniendo en cuenta todos los recursos que intervinieron en su elaboración, tanto el trabajo como el capital.
- Productividad marginal, se refiere a la producción adicional conseguida por agregar un factor en la producción manteniendo todos los demás factores constantes.
Como explicamos anteriormente, estos son los tres grandes tipos de productividad definidos por la teoría general, pero igualmente sabemos que la productividad se encuentra en todos los sectores de nuestra empresa que requieran de un proceso que integre recursos usados para generar un bien o servicio. Por eso, a continuación mencionaremos algunos tipos de productividad que podemos encontrar en una empresa:
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Productividad de procesos.
Es el uso más claro por el tipo de recursos: físicos, tecnológicos, herramientas de gestión y, sobre todo, recursos humanos. La adecuada unión de todos estos aspectos hace posible alcanzar altos niveles de calidad en el estándar de producción, agregar valor y lograr un servicio al cliente excelente.
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Productividad del marketing.
En la sociedad actual es totalmente necesario generar estrategias comerciales que permitan llegar a nuevos mercados para aumentar así la base de clientes y, posteriormente, consolidarlos y fidelizarlos.
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Productividad en la innovación.
Es muy importante que la innovación se perciba como algo nuevo y rentable en la organización, siendo necesarias continuas acciones de control del entorno, conocimiento de la evolución de las tendencias, realización de benchmarking y estar siempre al tanto de las novedades tecnológicas que podemos usar a nuestro favor.
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Productividad del conocimiento.
Las empresas deben tener conocimientos exactos, de calidad y actualizados sobre todo tipo de aspectos relacionados con su ámbito de actividad: tecnologías, herramientas, procesos de organización, métodos de mejora de calidad, entre otras. Esto logra una posición de referencia ante competidores y permite posicionar a la empresa como ejemplo de la industria.
Indicadores de productividad.
- Tiempo: es uno de los indicadores comunes más importantes que aplica a todas las industrias. La gestión del tiempo es muy importante para medir la productividad, nos permitirá conocer cuánto tiempo tardaremos en llegar a los objetivos que hemos planteado.
- Dinero: el dinero es otro de los indicadores de productividad más comunes. Está presente en todas las industrias y es indispensable para que estas funcionen. Midiendo cuánto dinero nos lleva tal o cual proceso, podremos determinar un presupuesto para todos nuestros procesos y objetivos.
- Recursos: este es otro indicador muy importante para tener en cuenta. Los recursos invertidos en nuestra empresa deben ser aprovechados al máximo para poder hablar de eficiencia y alta productividad. En caso de que los recursos sean mal utilizados, estaremos desaprovechando también el tiempo y el dinero.
Ley del criterio ABC.
Cómo calcular la productividad.
Medir la productividad es necesario para hablar en un idioma que todas las áreas entienden, es quizás el indicador (KPI) por excelencia para evaluar el desempeño de las distintas áreas de una empresa, ya sea de los procesos productivos, contabilidad, marketing, ventas y todos los que podamos incluir en nuestra empresa. Con este número sabremos cuán productivo es cada sector, lo cual nos permite tomar decisiones al respecto con fundamento.
Cálculo global
La forma de calcular la productividad es bien sencilla, sólo hace falta conocer ciertos datos y dividirlos. Claro que en algunas áreas va a ser más fácil calcularlas que otras, pero en sí se basa en dividir lo siguiente:
Producción en $ / (Tiempo en $ + Costos + Gastos)
Con esta fórmula, podemos calcular la productividad de la empresa globalmente, sabiendo cuán productiva es nuestra empresa.
Cálculo de la productividad en ventas
El número promedio de ventas que generan tus empleados es una buena medida de la productividad, ya que te ayuda a determinar en cuánto deben aumentar tus ventas para justificar la contratación de un empleado adicional. Para obtener un promedio de productividad de todos tus empleados, divide las ventas netas por el número de empleados. Por ejemplo, si tus ventas netas son de US$10.000 y tienes 10 empleados, entonces US$10,000/10 = US$1.000. Esto significa que tus ventas deben aumentar en US$1.000 para justificar el costo de contratar un nuevo miembro del personal.
Productividad de ventas por colaborador
Para medir el nivel de productividad de cada empleado, debes calcular las ventas netas individuales y dividirlas por el número de horas que trabajó cada uno. Los empleados con mayores ventas netas individuales por la misma cantidad de tiempo trabajado son más productivos que aquellos con menores ventas. Por ejemplo, tienes dos empleados, Andy y Alice, que trabajan en el mismo turno de ocho horas. Al final del turno, Andy tiene unas ventas netas de US$2.400 y Alice tiene ventas netas de US$1.600. La medida de productividad de Andy es de US$2.400/8 = US$300. Esto significa que Andy vende un promedio de US$300 por hora. La medida de la productividad de Alice es de US$1.600/8 = US$200. El promedio de ventas por hora de Alice es de US$ 200 y por lo tanto, es menos productiva que Andy.
Productividad laboral de la nómina
Si fabricas un producto para vender, puedes medir la productividad de toda la planta dividiendo el número de productos fabricados por el número total de horas trabajadas durante un período específico. Por ejemplo, en enero tienes 10 empleados que trabajan un turno de ocho horas por día, cinco días a la semana, durante 40 horas a la semana cada uno. Esto es un total de 400 horas a la semana y 1600 horas al mes. Tu planta produce 24.000 artículos en enero. 24000/1600 = 15. Esto significa que tus empleados colectivamente produjeron 15 productos por hora en enero.
Productividad laboral individual
Medir la productividad laboral individual de cada empleado puede ayudarte a evaluar el rendimiento individual de cada uno. La fórmula de la productividad individual son las horas de trabajo de cada empleado divididas por el número de productos producidos por ese empleado durante un período de tiempo determinado. Por ejemplo, tienes dos empleados: John, que trabaja en turnos de ocho horas por día durante 40 horas a la semana, y Jenny, que trabaja turnos de cinco horas al día durante 20 horas a la semana. John y Jenny trabajan en la misma máquina que produce tuercas. Al final de la semana, la producción personal de Juan es de 1.000 tuercas y la de Jenny es de 800. El nivel de productividad personal de Juan es 1,000/40 = 25 y el de Jenny es 800/20 = 40. A pesar de que Jenny trabaja a tiempo parcial, es más productiva con su tiempo que Juan, pues su nivel de producción personal es más alto.
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¿Cuál es el objetivo de la productividad?
La productividad nos permite medir lo que se produce en nuestra empresa a partir de los recursos que estamos empleando para ello, por lo que su objetivo es optimizar esa cantidad de recursos utilizados para obtener mejores resultados. Esto nos sirve para conocer si somos eficientes en lo que nos desempeñamos o si necesitamos ajustar los procesos que llevamos a cabo, si debemos mejorarlos o adaptarlos para poder crecer. El resultado ideal es obtener la mayor cantidad de resultados empleando la menor cantidad posible de recursos, eso implicaría eficiencia máxima.
¿Por qué es importante la productividad?
El aumento de la productividad de nuestra empresa es importante porque nos permite mejorar la calidad de nuestro trabajo. La productividad es un factor determinante en el crecimiento económico, esto es para las empresas como hasta para un país. Tener en cuenta nuestros niveles de productividad nos permite conocer cómo será nuestro crecimiento a largo plazo, siendo así un factor importante, también, para poder determinar objetivos y procesos en nuestra industria.
La productividad impulsa el progreso, transformando el tiempo y el esfuerzo en logros.
La productividad en las organizaciones
Factores que ayudan a mejorar la productividad.
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Lanzar productos nuevos constantemente.
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Mejorar el servicio al cliente.
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Llegar a otros mercados.
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Abrir nuevas unidades de negocios.
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Bajar los costos, bajando los precios.
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Trabajar por objetivos.
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Tener identificado los recursos empleados para cada tarea.
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Contar con procesos formalizados.
Mejorar la productividad en las industrias:
En cualquier sector industrial que se desempeñe una empresa es importante también medir la productividad:
- Relevar los trabajos manuales.
- Incorporar nuevas tecnologías y actualizar los procesos.
- Tener una fuente con todos los datos necesarios agrupados.
- Invertir en capacitaciones y educación de los empleados.
- Invertir en mantenimiento
Estos puntos mencionados anteriormente son importantes para tener en cuenta al momento de relevar la productividad en las industrias, ya sea de la construcción, de la metalmecánica o cualquier otra.
Herramientas de productividad.
Para facilitar el aumento de la productividad existen herramientas que podemos usar en nuestra empresa y así disminuir el tiempo y recursos que dedicamos a cada tarea. A continuación presentaremos las elegidas por nosotros, ya que la mayoría las hemos utilizado en algún momento, pero cabe destacar que hay un sin fin de ellas que puedes encontrar en internet.
Trello
Asana
Este software funciona de manera similar a Trello con la metodología Kanban, pero con la posibilidad de manejar equipos de una forma más sencilla, e incluso tener algunas comunicaciones dentro de la plataforma. Nosotros la utilizamos en un tiempo pero nos fue bastante complejo trasladar todas las tareas y poder tener una visión clara de la organización, (aclaramos que es simplemente nuestra opinión a partir de su uso).
Wunderlist
La plataforma de Wunderlist es más que nada un organizador personal de tareas y proyectos. Cuando se produjo el boom de los software de organización de tareas, lo probamos pero notamos que funciona muy bien para la lista del supermercado, digamos para tareas puntuales a hacer, pero en ese entonces tenía pocas integraciones con otros softwares, lo cual hacía bastante complejo trazar una buena línea.
Todoist
Igual a la anterior, Todoist es una mezcla de Wunderlist y Trello, pudiendo tener en tableros diferentes tareas y actividades, pero tal como la herramienta anterior, creemos que es muy aplicable para cosas personales. También la usamos en el inicio para determinar cuál sería la correcta para nuestra organización.
Milanote
Un software distinto, lo definimos como un organizador de tu mente, en Drew lo utilizamos como complemento con monday.com (el que explicaremos a continuación) y para cosas un poco más creativas o que requieren de un orden. Es el software definitivo para plasmar el brainstorming y a un precio muy adecuado.
Monday.com (la que usamos nosotros actualmente)
Y luego de probar varias herramientas por años, encontramos a Monday.com, un software que permite tener entre otras cosas, prácticamente toda tu empresa organizada y alineada.
Problemas en la productividad
Hemos visto que para tener alta productividad es necesario estar al tanto de los procesos y varios factores que influyen en nuestro negocio. Hay algunas causas de baja en la productividad a las que debemos prestar especial atención:
- Gestión deficiente.
- Softwares obsoletos.
- Insatisfacción de los colaboradores.
- Colaboradores poco calificados para un puesto.
- Falta de comunicación entre el personal y los gerentes.
Profundiza sobre la relación entre productividad y negocios
¿Qué hacemos en Drew?
Creemos que los procesos claros, con el apoyo de la tecnología adecuada, generan un entorno donde las personas trabajan más felices, y en consecuencia vuelve a tu empresa más productiva.Material complementario
Recursos y contenido editorial
Recursos prácticos sobre los principales desafíos y soluciones que posee toda empresa.
Sessions sobre productividad
Encuentros dedicados a particularizar diferentes problemas que transitan las organizaciones actuales.
Conclusión
La productividad es una gran herramienta que tenemos las empresas para medir la eficiencia de todos nuestros procesos, lograr establecer objetivos en los que queremos mejorar y plantearnos acciones para lograrlo.
Es importante que tengamos conocimiento detallado sobre todos los trabajadores, recursos y productos que funcionan y hacen a nuestra empresa, para poder seleccionar los indicadores correctos y basarnos en información con respaldo que nos permita generar cambios eficientes para crecer día a día.