Primero... ¿Qué es la productividad?


La productividad es la capacidad de hacer más tareas en menos tiempo. Si una empresa es capaz de mejorar su productividad significa que el valor de sus productos crece a una tasa más alta que con la que crecen las materias primas con las que está creando dicho producto, por lo que estaríamos hablando de una productividad en planta.

IMPORTANTE: Una empresa no puede ser productiva si su estrategia no es clara, si no se comparten sus objetivos con su personal, si hay falta de una estructura, y si las responsabilidades no se comparten.

 

Te puede servir: 5 cosas que te hacen perder el tiempo y por lo tanto ser menos productivo.



Tipos de productividad


Existen diversos tipos de productividad, si bien todos se enfocan en el mismo concepto: Hacer más con menos, existen otros factores y no es algo menor detallarlos para unificar criterios y conceptos:

 

Productividad de procesos.

Es el uso más claro por el tipo de recursos: físicos, tecnológicos, herramientas de gestión y, sobre todo, recurso humano. La adecuada unión de todos estos aspectos hace posible alcanzar altos niveles de calidad en el estándar de producción, agregar valor y lograr un servicio al cliente excelente.

 

Productividad del marketing.

En la actual economía es totalmente necesario generar estrategias comerciales que permitan llegar a nuevos mercados para así aumentar la base de clientes y, posteriormente, consolidarlos y fidelizarlos.

 

Productividad en la innovación.

Es muy importante que la innovación se perciba como algo nuevo y rentable en la organización, siendo necesarias continuas acciones de control del entorno, conocimiento de la evolución de las tendencias, realizar benchmarking y estar muy al tanto de las nuevas tecnologías.

 

Productividad del conocimiento.

Las empresas deben tener conocimientos exactos, de calidad y actualizados sobre todo tipo de aspectos relacionados con su ámbito de actividad: tecnologías, herramientas, procesos de organización, métodos de mejora de calidad, etc. Esto logra una posición de referencia ante competidores incluso.

 

 

La productividad es hacer más cosas en menor tiempo



¿Cómo calcular la productividad?


Medir la productividad es necesario para hablar en un idioma que todas las áreas entienden, es quizás el indicador (KPI) por excelencia para evaluar el desempeño de las distintas áreas de una empresa, ya sea de los procesos productivos, contabilidad, marketing, ventas, etc.

Con éste número sabremos cuán "productivo" es cada sector, lo cual nos permite tomar decisiones al respecto y tomarlas con fundamento.

Cálculo global

La forma de calcular la productividad es bien sencilla, sólo hace falta conocer ciertos datos y dividirlos. Claro que en algunas áreas va a ser más fácil calcularlas que otras, pero en sí se basa en dividir lo siguiente:

Producción en $ / (Tiempo en $ + Costos + Gastos)

Con esta fórmula, podemos calcular la productividad de la empresa globalmente, sabiendo cuán productiva es nuestra empresa.

 

Cálculo de la productividad en ventas

El número promedio de ventas que generan tu empleados es una buena medida de la productividad, ya que te ayuda a determinar en cuánto deben aumentar tus ventas para justificar la contratación de un empleado adicional. Para obtener un promedio de productividad de todos tus empleados, divide las ventas netas por el número de empleados. Por ejemplo, si tus ventas netas son de US$10.000 y tienes 10 empleados, entonces US$10,000/10 = US$1.000. Esto significa que tus ventas deben aumentar en US$1.000 para justificar el costo de contratar un nuevo miembro del personal.

 

Productividad de ventas por colaborador

Para medir el nivel de productividad de cada empleado, debes calcular las ventas netas individuales y dividirlas por el número de horas que trabajo cada uno. Los empleados con mayores ventas netas individuales por la misma cantidad de tiempo trabajado son más productivos que aquellos con menores ventas. Por ejemplo, tienes dos empleados, Andy y Alice, que trabajan en el mismo turno de ocho horas. Al final del turno, Andy tiene unas ventas netas de US$2.400 y Alice tiene ventas netas de US$1.600. La medida de productividad de Andy es de US$2.400/8 = US$300. Esto significa que Andy vende un promedio de US$300 por hora. La medida de la productividad de Alice es de US$1.600/8 = US$200. El promedio de ventas por hora de Alice es de US$ 200 y por lo tanto, es menos productiva que Andy.

 

Productividad laboral de la nómina 

Si fabricas un producto para vender, puedes medir la productividad de toda la planta dividiendo el número de productos fabricados por el número total de horas trabajadas durante un período específico. Por ejemplo, en enero tienes 10 empleados que trabajan un turno de ocho horas por día, cinco días a la semana, durante 40 horas a la semana cada uno. Esto es un total de 400 horas a la semana y 1600 horas en el mes. Tu planta produce 24.000 artículos en enero. 24000/1600 = 15. Esto significa que tus empleados colectivamente produjeron 15 productos por hora en enero.

 

Productividad laboral individual

Medir la productividad laboral individual de cada empleado puede ayudarte a evaluar el rendimiento individual de cada uno. La fórmula de la productividad individual son las horas de trabajo de cada empleado divididas por el número de productos producidos por ese empleado durante un período de tiempo determinado. Por ejemplo, tienes dos empleados: John, que trabaja en turnos de ocho horas por día durante 40 horas a la semana, y Jenny, que trabaja turnos de cinco horas al día durante 20 horas a la semana. John y Jenny trabajan en la misma máquina que produce tuercas. Al final de la semana, la producción personal de Juan es de 1.000 tuercas y la de Jenny es de 800. El nivel de productividad personal de Juan es 1,000/40 = 25 y el de Jenny es 800/20 = 40. A pesar de que Jenny trabaja a tiempo parcial, es más productiva con su tiempo que Juan, pues su nivel de producción personal es más alto.

 

 



Productividad es competitividad


En un entorno en que todo crece rápido, todo se mueve extremadamente acelerado diferenciarse cada vez es más complejo. Lograr que nuestros clientes nos sigan eligiendo a nosotros y no se decidan por la competencia (Más agresiva y globalizada) cuesta y mucho.

Por lo tanto, las empresas empiezan a realizar diferentes acciones para distinguirse, entre ellas, algunas de las tácticas más utilizadas:

  • Lanzar productos nuevos constantemente.
  • Mejorar el servicio al cliente.
  • Llegar a otros mercados (Traspasar fronteras, incluso).
  • Abrir nuevas unidades de negocios.
  • Bajar los costos, bajando los precios.
  • Mantener los costos y disminuyendo el margen de utilidad.
  • Entre otras.

Pero existe una variable que muchas empresas no se dan cuenta, e incluso la competencia si. Y es mejorar la productividad. A mayores niveles productivos, la eficiencia es mayor, por lo tanto esto puede ser utilizado de forma positiva por las empresas. Por ejemplo, aumentar la atención de excelencia a los clientes, producir más económicamente, mejorar estrategias, entre otras cosas de las listadas anteriormente.

Cuando una empresa es productiva, logra más con menos.



Herramientas para tener el control


Trellotrello

Es un software libre de uso que si bien tiene suscripciones de pago se basa en la metodología Kanban, la cual se trata de tener todo en un tablero "Por hacer", "En proceso", "Hecho", y otros más configurables. Es muy personalizable, puedes tener varios tableros para la misma empresa, pero trabajar con Trello en la administración general de clientes, proveedores, y equipos internos suele complicar el registro de las acciones, siendo complejo tener un control absoluto de los permisos. Es ideal para manejar un solo proyecto puntual. (Link a Trello).

 

Asanaasana

Este software funciona de manera similar a Trello con la metodología Kanban, pero con la posibilidad de manejar equipos de una forma más sencilla, e incluso tener algunas comunicaciones dentro de la plataforma. Nosotros la utilizamos en un tiempo pero nos fue bastante complejo trasladar todas las tareas y poder tener una visión clara de la organización. (Nuestra opinión). (Link a Asana)

 

WunderlistWunderlist

La plataforma de Wunderlist es mas que nada un organizador personal de tareas y proyectos. Cuando se produjo el boom de los software de organización de tareas, lo probamos pero notamos que funciona muy bien para la lista del supermercado, tareas puntuales a hacer, pero en ese entonces tenía pocas integraciones con otros softwares, lo cual hacía bastante complejo trazar una buena línea. (Link a Wunderlist)

 

Todoistfeatured_hufa56444f48f35b741bf3d26a297dcc24_1316_300x300_fill_lanczos_smart1_2

Idem anterior, Todoist es una mezcla de Wunderlist y Trello, pudiendo tener en tableros diferentes tareas y actividades, pero tal como la herramienta anterior, creemos que es muy aplicable para cosas personales. También la usamos en el inicio para determinar cuál sería la correcta para nuestra organización. (Link a Todoist).

 

 

Monday (El que usamos nosotros)monday_partnership

Y luego de probar varias herramientas por años y años, encontramos a Monday.com, un software que permite tener entre otras cosas, prácticamente toda tu empresa organizada y alineada. Pero... ¿Para qué hablar si en 60 segundos te lo mostramos?

 

 

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