Para todas las empresas es importante tener conocimiento sobre productividad. La productividad es la capacidad de desarrollar tareas en determinado tiempo y con cierta cantidad de recursos asignados que tiene nuestro negocio. Tener en cuenta los valores de productividad que maneja nuestra empresa es importante para optimizar nuestros procesos. 

Para qué sirve la productividad, cómo se calcula, cómo mejorarla, entre otros, son aspectos que encontrarás detallados en esta página.

Índice

  1. ¿Qué es la productividad?
  2. ¿Cuál es el objetivo de la productividad?
  3. ¿Por qué es importante la productividad?
  4. Factores que ayudan a mejorar la productividad.
  5. Tipos de productividad.
  6. Herramientas de productividad.
  7. Indicadores de productividad.
  8. Ley del criterio ABC.
  9. Cómo calcular la productividad.
  10. Causas de baja en la productividad
  11. Reglas de oro para aumentar nuestra productividad personal.
  12. Conclusión.

¿Qué es la productividad?

Técnicamente la productividad se define como una medida económica que permite calcular cuántos bienes y servicios se produjeron por cada factor utilizado. La productividad es la capacidad de hacer más tareas en menos tiempo, por lo que si una empresa es capaz de mejorar su productividad, significa que el valor de sus productos crece a una tasa más alta que con la que crecen las materias primas con las que está creando dicho producto, por lo que estaríamos hablando de una productividad en planta. 

Cuando nos preguntamos qué es la productividad debemos tener en cuenta que una empresa no puede ser productiva si su estrategia no es clara, si no se comparten sus objetivos con su personal, si hay falta de una estructura y si las responsabilidades no se comparten.

¿Cuál es el objetivo de la productividad?

La productividad nos permite medir lo que se produce en nuestra empresa a partir de los recursos que estamos empleando para ello, por lo que su objetivo es optimizar esa cantidad de recursos utilizados para obtener mejores resultados. Esto nos sirve para conocer si somos eficientes en lo que nos desempeñamos o si necesitamos ajustar los procesos que llevamos a cabo, si debemos mejorarlos o adaptarlos para poder crecer. El resultado ideal es obtener la mayor cantidad de resultados empleando la menor cantidad posible de recursos, eso implicaría eficiencia máxima.

¿Por qué es importante la productividad?

El aumento de la productividad de nuestra empresa es importante porque nos permite mejorar la calidad de nuestro trabajo. La productividad es un factor determinante en el crecimiento económico, esto es para las empresas como hasta para un país. Tener en cuenta nuestros niveles de productividad nos permite conocer cómo será nuestro crecimiento a largo plazo, siendo así un factor importante, también, para poder determinar objetivos y procesos en nuestra industria. Un análisis completo de productividad implica ahorro de costos y ahorro de tiempo. Un buen resultado es el hecho de combinar perfectamente todos los recursos que nos permiten la producción de determinado bien o servicio.

Factores que ayudan a mejorar la productividad.

Mejorar la productividad es un objetivo de la mayoría de las empresas, ya que como dijimos anteriormente, influye directamente sobre nuestra economía. Cuando hablamos de mejorar la productividad también hablamos de competitividad. Hay factores que deberíamos tener en cuenta en el momento que planteamos como objetivo mejorar nuestra productividad, algunas de las tácticas más utilizadas para ello son:
  • Lanzar productos nuevos constantemente.
  • Mejorar el servicio al cliente.
  • Llegar a otros mercados.
  • Abrir nuevas unidades de negocios.
  • Bajar los costos, bajando los precios.
  • Trabajar por objetivos.
  • Tener identificado los recursos empleados para cada tarea. 
  • Contar con procesos formalizados.

Mejorar la productividad en las industrias:

En cualquier sector industrial que se desempeñe una empresa es importante también medir la productividad: 

Estos puntos mencionados anteriormente son importantes para tener en cuenta al momento de relevar la productividad en las industrias, ya sea de la construcción, de la metalmecánica o cualquier otra.

Tipos de productividad.

Existen diversos tipos de productividad, si bien todos se enfocan en el mismo concepto: hacer más con menos, existen otros factores. La productividad desde el punto de vista teórico conceptual se divide en tres tipos que identificamos a continuación:

  • Productividad laboral, que se refiere a la producción obtenida de acuerdo a determinada cantidad de trabajo empleada para ello.
  • Productividad total de los factores, se relaciona con la producción obtenida teniendo en cuenta todos los recursos que intervinieron en su elaboración, tanto el trabajo como el capital.
  • Productividad marginal, se refiere a la producción adicional conseguida por agregar un factor en la producción manteniendo todos los demás factores constantes.

Como explicamos anteriormente, estos son los tres grandes tipos de productividad definidos por la teoría general, pero igualmente sabemos que la productividad se encuentra en todos los sectores de nuestra empresa que requieran de un proceso que integre recursos usados para generar un bien o servicio. Por eso, a continuación mencionaremos algunos tipos de productividad que podemos encontrar en una empresa: 

  • Productividad de procesos.

Es el uso más claro por el tipo de recursos: físicos, tecnológicos, herramientas de gestión y, sobre todo, recursos humanos. La adecuada unión de todos estos aspectos hace posible alcanzar altos niveles de calidad en el estándar de producción, agregar valor y lograr un servicio al cliente excelente.

  • Productividad del marketing.

En la sociedad actual es totalmente necesario generar estrategias comerciales que permitan llegar a nuevos mercados para aumentar así la base de clientes y, posteriormente, consolidarlos y fidelizarlos.

  • Productividad en la innovación.

Es muy importante que la innovación se perciba como algo nuevo y rentable en la organización, siendo necesarias continuas acciones de control del entorno, conocimiento de la evolución de las tendencias, realización de benchmarking y estar siempre al tanto de las novedades tecnológicas que podemos usar a nuestro favor.

  • Productividad del conocimiento.

Las empresas deben tener conocimientos exactos, de calidad y actualizados sobre todo tipo de aspectos relacionados con su ámbito de actividad: tecnologías, herramientas, procesos de organización, métodos de mejora de calidad, entre otras. Esto logra una posición de referencia ante competidores y permite posicionar a la empresa como ejemplo de la industria.

Herramientas de productividad.

Para facilitar el aumento de la productividad existen herramientas que podemos usar en nuestra empresa y así disminuir el tiempo y recursos que dedicamos a cada tarea. A continuación presentaremos las elegidas por nosotros, ya que la mayoría las hemos utilizado en algún momento, pero cabe destacar que hay un sin fin de ellas que puedes encontrar en internet. 

 

Trello 

Es un software libre de uso que si bien tiene suscripciones de pago se basa en la metodmología Kanban, la cual se trata de tener todo en un tablero "Por hacer", "En proceso", "Hecho", y otros más configurables. Es muy personalizable, puedes tener varios tableros para la misma empresa, pero
 trabajar con Trello en la administración general de clientes, proveedores, y equipos internos suele complicar el registro de las acciones, siendo complejo tener un control absoluto de los permisos. Es ideal para manejar un solo proyecto puntual. 

 

Trello herramienta de productividad

 

Asana 

Este software funciona de manera similar a Trello con la metodología Kanban, pero con la posibilidad de manejar equipos de una forma más sencilla, e incluso tener algunas comunicaciones dentro de la plataforma. Nosotros la utilizamos en un tiempo pero nos fue bastante complejo trasladar todas las tareas y poder tener una visión clara de la organización, (aclaramos que es simplemente nuestra opinión a partir de su uso). 

 

Asana herramienta de productividad

 

Wunderlist

La plataforma de Wunderlist es más que nada un organizador personal de tareas y proyectos. Cuando se produjo el boom de los software de organización de tareas, lo probamos pero notamos que funciona muy bien para la lista del supermercado, digamos para tareas puntuales a hacer, pero en ese entonces tenía pocas integraciones con otros softwares, lo cual hacía bastante complejo trazar una buena línea. 

 

Wunderlist herramienta de productividad

 

Todoist

Igual a la anterior, Todoist es una mezcla de Wunderlist y Trello, pudiendo tener en tableros diferentes tareas y actividades, pero tal como la herramienta anterior, creemos que es muy aplicable para cosas personales. También la usamos en el inicio para determinar cuál sería la correcta para nuestra organización.

 

Todoist Herramienta de productividad

 

Milanote 

Un software distinto, lo definimos como un organizador de tu mente, en Drew lo utilizamos como complemento con monday.com (el que explicaremos a continuación) y para cosas un poco más creativas o que requieren de un orden. Es el software definitivo para plasmar el brainstorming y a un precio muy adecuado.  

 

Milanote herramienta de productividad

 

 

Monday.com (la que usamos nosotros actualmente)

Y luego de probar varias herramientas por años, encontramos a Monday.com, un software que permite tener entre otras cosas, prácticamente toda tu empresa organizada y alineada.

 

Monday herramienta de productividad

Indicadores de productividad.

Los indicadores de productividad son unidades de medición que ayudan a nuestra empresa a identificar la eficiencia de cada procedimiento, así identificamos los errores y mejoras que podemos realizar para sacar el máximo rendimiento posible de las tareas que realizamos. 
Los indicadores nos sirven para saber sobre el rendimiento que están teniendo nuestros trabajadores, maquinarias, herramientas que utilicemos para llevar a cabo los productos o servicios que ofrecemos. Podemos determinar 3 indicadores que son comunes en todas las industrias: 
  1. Tiempo: es uno de los indicadores comunes más importantes que aplica a todas las industrias. La gestión del tiempo es muy importante para medir la productividad, nos permitirá conocer cuánto tiempo tardaremos en llegar a los objetivos que hemos planteado. 
  2. Dinero: el dinero es otro de los indicadores de productividad más comunes. Está presente en todas las industrias y es indispensable para que estas funcionen. Midiendo cuánto dinero nos lleva tal o cual proceso, podremos determinar un presupuesto para todos nuestros procesos y objetivos.
  3. Recursos: este es otro indicador muy importante para tener en cuenta. Los recursos invertidos en nuestra empresa deben ser aprovechados al máximo para poder hablar de eficiencia y alta productividad. En caso de que los recursos sean mal utilizados, estaremos desaprovechando también el tiempo y el dinero.
Dependiendo del rubro de nuestra empresa y los bienes o servicios que ofrezcamos, así también de las áreas y departamentos que tengamos en la misma, los indicadores van a variar. Podemos decir que cada empresa tiene que construir sus propios indicadores. Saber cómo funcionan todos los departamentos y áreas de nuestra empresa, así como documentar detalladamente los recursos y productos que encontramos en cada proceso, nos permitirá hacer una lista detallada y fundamentada de los indicadores que queremos analizar. Un buen relevamiento de esos indicadores sumado a un análisis de los mismos, nos ayudará a conocer cómo está funcionando actualmente nuestra empresa y a evitar problemas futuros, ya que tenemos información sobre nuestro funcionamiento que nos puede ayudar a modificar procedimientos para que sean más eficientes a largo plazo.

Ley del criterio ABC.

Esta sencilla técnica te servirá para conocer qué aporta cada grupo de clientes. Generalmente podrás verificar que una pequeña cantidad de tus clientes es la que más aporta a tu empresa y te permitirá centrarte en ellos, para poder dejar ir los elementos que no aportan beneficios. Con esta técnica podremos saber quienes son nuestros principales clientes, a quienes debemos intentar conservar. La misma técnica puede aplicarse a proveedores, ventas y todos los aspectos que queramos medir en nuestra empresa.
Esta herramienta es perfecta para la gerencia ya que será un buen método de partida para realizar el estudio y posteriormente elaborar estrategias que permitan a la empresa vencer a sus competidores. Este sistema de control de inventario, ha demostrado ser muy útil también para estudiar y saber de la demanda de los productos que se ofertan.

Cómo calcular la productividad.

Medir la productividad es necesario para hablar en un idioma que todas las áreas entienden, es quizás el indicador (KPI) por excelencia para evaluar el desempeño de las distintas áreas de una empresa, ya sea de los procesos productivos, contabilidad, marketing, ventas y todos los que podamos incluir en nuestra empresa. Con este número sabremos cuán productivo es cada sector, lo cual nos permite tomar decisiones al respecto con fundamento.

 

Cálculo global

La forma de calcular la productividad es bien sencilla, sólo hace falta conocer ciertos datos y dividirlos. Claro que en algunas áreas va a ser más fácil calcularlas que otras, pero en sí se basa en dividir lo siguiente:

Producción en $ / (Tiempo en $ + Costos + Gastos)

Con esta fórmula, podemos calcular la productividad de la empresa globalmente, sabiendo cuán productiva es nuestra empresa.

 

Cálculo de la productividad en ventas

El número promedio de ventas que generan tus empleados es una buena medida de la productividad, ya que te ayuda a determinar en cuánto deben aumentar tus ventas para justificar la contratación de un empleado adicional. Para obtener un promedio de productividad de todos tus empleados, divide las ventas netas por el número de empleados. Por ejemplo, si tus ventas netas son de US$10.000 y tienes 10 empleados, entonces US$10,000/10 = US$1.000. Esto significa que tus ventas deben aumentar en US$1.000 para justificar el costo de contratar un nuevo miembro del personal.

 

Productividad de ventas por colaborador

Para medir el nivel de productividad de cada empleado, debes calcular las ventas netas individuales y dividirlas por el número de horas que trabajó cada uno. Los empleados con mayores ventas netas individuales por la misma cantidad de tiempo trabajado son más productivos que aquellos con menores ventas. Por ejemplo, tienes dos empleados, Andy y Alice, que trabajan en el mismo turno de ocho horas. Al final del turno, Andy tiene unas ventas netas de US$2.400 y Alice tiene ventas netas de US$1.600. La medida de productividad de Andy es de US$2.400/8 = US$300. Esto significa que Andy vende un promedio de US$300 por hora. La medida de la productividad de Alice es de US$1.600/8 = US$200. El promedio de ventas por hora de Alice es de US$ 200 y por lo tanto, es menos productiva que Andy.

 

Productividad laboral de la nómina

Si fabricas un producto para vender, puedes medir la productividad de toda la planta dividiendo el número de productos fabricados por el número total de horas trabajadas durante un período específico. Por ejemplo, en enero tienes 10 empleados que trabajan un turno de ocho horas por día, cinco días a la semana, durante 40 horas a la semana cada uno. Esto es un total de 400 horas a la semana y 1600 horas al mes. Tu planta produce 24.000 artículos en enero. 24000/1600 = 15. Esto significa que tus empleados colectivamente produjeron 15 productos por hora en enero.

 

Productividad laboral individual

Medir la productividad laboral individual de cada empleado puede ayudarte a evaluar el rendimiento individual de cada uno. La fórmula de la productividad individual son las horas de trabajo de cada empleado divididas por el número de productos producidos por ese empleado durante un período de tiempo determinado. Por ejemplo, tienes dos empleados: John, que trabaja en turnos de ocho horas por día durante 40 horas a la semana, y Jenny, que trabaja turnos de cinco horas al día durante 20 horas a la semana. John y Jenny trabajan en la misma máquina que produce tuercas. Al final de la semana, la producción personal de Juan es de 1.000 tuercas y la de Jenny es de 800. El nivel de productividad personal de Juan es 1,000/40 = 25 y el de Jenny es 800/20 = 40. A pesar de que Jenny trabaja a tiempo parcial, es más productiva con su tiempo que Juan, pues su nivel de producción personal es más alto.

Causas de baja en la productividad

Hemos visto que para tener alta productividad es necesario estar al tanto de los procesos y varios factores que influyen en nuestro negocio. Hay algunas causas de baja en la productividad a las que debemos prestar especial atención: 

  1. Gestión deficiente.
  2. Softwares obsoletos.
  3. Insatisfacción de los colaboradores.
  4. Colaboradores poco calificados para un puesto.
  5. Falta de comunicación entre el personal y los gerentes.

Mención especial debemos hacer a las PyMes, las pequeñas y medianas empresas que conforman una gran parte del universo empresarial. Con la irrupción de la pandemia muchas PyMes han reportado bajas en su productividad debido a los cambios estructurales que se vieron obligados a implementar por los protocolos de emergencia. Los trabajadores mencionaron problemas como: agotamiento mental, ausencia motivacional, hiperconectividad, falta de automatización de los procesos, entre otros, como factores relevantes que contribuyeron a la caída en su productividad.

Reglas de oro para aumentar nuestra productividad personal.

Como hemos explicado, la productividad es un factor que podemos medir en nuestros negocios, pero también es importante que sepamos que tenemos acciones que podemos hacer para mejorar nuestra productividad personal: 

  1. Cuidado personal.

    Descanso, alimentación y vacaciones son tres factores claves a tener en cuenta cuando queremos ser productivos. Mantener un ritmo de vida que no nos sobrepase es muy importante.

  2. Tiempo.

    Manejar nuestros tiempos y no recargarnos con tareas extras es una acción clave. No por hacer más, vamos a ser más productivos.

  3. Equilibrio.

    Se relaciona con el tiempo y con el cuidado personal. Mantener un equilibrio entre nuestro trabajo y nuestras actividades diarias, extras al trabajo, es sumamente necesario para nuestra salud y nuestra salud es la base de nuestra productividad.

Conclusión.

La productividad es una gran herramienta que tenemos las empresas para medir la eficiencia de todos nuestros procesos, lograr establecer objetivos en los que queremos mejorar y plantearnos acciones para lograrlo. Es importante que tengamos conocimiento detallado sobre todos los trabajadores, recursos y productos que funcionan y hacen a nuestra empresa, para poder seleccionar los indicadores correctos y basarnos en información con respaldo que nos permita generar cambios eficientes para crecer día a día.

 

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