Procesos interdepartamentales

Los procesos interdepartamentales se tratan de colaboración en equipo, lo que significa más que solo 'tener un grupo de personas que trabajan juntas'. Para que estos procesos se lleven adelante, la comunicación interna es un elemento fundamental que debe tenerse en cuenta.

La colaboración se refiere a procesos y prácticas que ayudan a los miembros de un equipo a:

• Compartir conocimientos.
• Organizar cargas de trabajo.
• Mantener a toda la compañía al tanto.
• Aprender unos de otros.
• Alcanzar una meta compartida o entregable.

Aquí hay una verdad universal: un proceso que no ayuda a realizar una colaboración efectiva no logra ir tan rápido y tan lejos como uno que sí, independientemente del talento y el compromiso de las personas involucradas.

Cuando tú y tus colaboradores tienen ideas contrastantes sobre cómo lograr los mismos objetivos y trabajan de manera diferente entre sí, los resultados inevitablemente incluyen desalineación, interrupciones, trabajo duplicado, silos, fechas de vencimiento perdidas y mucho tiempo perdido.

Para que esto no ocurra es imprescindible contar con un proceso bien estructurado para que todos sepan qué hacer, cómo hacerlo y cuándo. Eso incluye:

• Documentar y compartir información para que cualquiera que necesite actualizarse pueda acceder fácilmente.
• Comunicarse sin interrumpir el día de un compañero de trabajo.
• Organizar reuniones de manera eficiente sin perder el tiempo de nadie.
• Distinguir entre 'ruido' e información importante.
• Almacenar lecciones aprendidas y conocimientos en un lugar centralizado y accesible.
• Usar las herramientas adecuadas para almacenar y recuperar información.

Estos son realmente los conceptos básicos de trabajar juntos con tu equipo, pero no es muy frecuente que estén acordados de antemano, entonces a medida que el equipo se expande, las oportunidades y la necesidad de adquirir procesos interdepartamentales se multiplican y por lo tanto, aumenta el ruido y la confusión.

1. Análisis de las métricas de rendimiento.

2. Cuellos de botella

3. Transferencia de información

Las razones por las cuales el pensamiento basado en procesos beneficia a tu empresa son fáciles de entender. Si organizas tu negocio en líneas puramente funcionales, se desarrollan "silos" aislados. La producción no se integra con las ventas; la contabilidad no habla con la compra, y así sucesivamente. Todos desempeñan su función, pero el proceso no está bien orquestado.

Desde la perspectiva del cliente, tratar con tu empresa se vuelve engorroso. Desde la perspectiva de tu empresa, obtienes una situación en la que, como dice el dicho, "una mano no sabe lo que está haciendo la otra".

Dado que las diferentes funciones comerciales tendrán roles en los procesos, y los resultados de los procesos son lo que importa, administrar departamentos funcionales como si fueran entidades individuales no dará los mejores resultados. La solución es separarse de los silos funcionales y administrar procesos en lugar de departamentos.

Para mantenerse competitivo en su industria, es esencial analizar y mejorar constantemente sus procesos comerciales. Esto permite que su negocio opere de la manera más eficiente posible, minimizando sus gastos y maximizando las ganancias.

Silos de información

Los silos de información son espacios donde la información se encuentra aislada y una vez que llega no sale de ese lugar. Es difícil acceder a ella y esta situación no contribuye para nada a mejorar los procesos interdepartamentales. Los silos de información generan pérdidas en el flujo comunicativo. A continuación mencionaremos las acciones más comunes que contribuyen a generar estos silos:

• Hacer mal uso de las herramientas colaborativas o directamente no tenerlas.
• Aumento de niveles jerárquicos.
• Áreas que trabajan independientemente y no comparten objetivos conjuntos.
• Contar con colaboradores que compiten por la información.
• Carecer de un manual de carga de información donde se estipule el proceso general. 

La mejora de procesos no es tan fácil y esto puede ser por una variedad de razones:

• No obtener el apoyo de la alta gerencia.
• No obtener la aceptación de los empleados.
• No adoptar una cultura de mejora continua.

Para asegurarte de que tu iniciativa por mejorar sea exitosa puedes usar alguna de estas metodologías de mejora de procesos:

Six Sigma: Six Sigma es una de las metodologías de mejora de procesos más populares que existen. Es, esencialmente, un conjunto de herramientas y técnicas que ayudan a tu organización a mejorar los procesos. El objetivo principal de esta metodología es minimizar las tasas de defectos y la variabilidad en los procesos comerciales.

Lean Manufacturing: Lean Manufacturing es una metodología de mejora de procesos que tiene como objetivo maximizar la producción de la empresa al eliminar los cuellos de botella y mejorar la calidad del producto.

Los procesos de mejora continua permiten a las empresas descubrir problemas y encontrar formas de solucionarlos. Pequeños cambios positivos realizados con el tiempo pueden afectar drásticamente el proceso general de una empresa. Aquí hay algunas maneras en que la mejora de tus procesos interdepartamentales puede beneficiar a tu empresa:

Aumento de productividad y ganancias

Al mejorar gradualmente los procesos, tu negocio comenzará a ver un producto mucho más fuerte. Esto, como hecho, hace que toda la organización sea más eficiente, lo que finalmente se traduce en mayores ganancias.

Moral y responsabilidad de los colaboradores

A menudo, tus colaboradores pueden tener muchas ideas sobre cómo mejorar los procesos o productos. Sin embargo, una estructura organizativa rígida puede cerrarlos y matar su motivación.

En una empresa con una cultura de mejora continua, por otro lado, cada empleado es clave para el crecimiento organizacional. Permitir que ellos caminen un poco más y realmente contribuyan al progreso los hace sentir valorados, aumentando la moral general y la responsabilidad.

Mayor agilidad

Una organización tiene que estar cambiando en todo momento para mantenerse al día con la competencia. Si tus colaboradores están acostumbrados a cambiar de manera regular, no serán eliminados por etapas en tiempos de crisis y cambio.

La comunicación interna de una organización está ligada a los procesos interdepartamentales y la gestión organizacional está directamente relacionada con la gestión de la comunicación. Hay diferentes indicadores del flujo de información y comunicación entre los departamentos que nos permiten conocer cómo está funcionando un área en nuestra empresa. Un buen flujo comunicativo en la empresa es un factor importante a tener en cuenta cuando proyectamos el éxito en la organización.

Los indicadores nos permiten conocer resultados que deben tenerse en cuenta en caso que sea necesario mejorarlos. Los principales a tener en cuenta son:

1. Conocimiento de los empleados de la misión, objetivos y valores de la organización.

Cuando hablamos del conocimiento de los empleados sobre la misión y visión de la organización y también los objetivos, es importante tener en cuenta que este conocimiento alineará a todos los trabajadores respecto a cómo llevar a cabo la comunicación interna. Estos valores intangibles que cuentan como patrimonio de la empresa son una herramienta para la organización en conjunto, y es muy útil para la empresa que los empleados también se apropien de estos valores, para incorporarlos a su día a día.

2. Uso de los medios de comunicación pertinentes.

La comunicación, como la mayoría de los elementos que componen una organización, es un proceso. Para poder desarrollarse correctamente deben utilizarse los canales pertinentes. El uso de los canales de comunicación correctos, agiliza el proceso comunicativo, evita la duplicación de mensajes y optimiza el proceso. Es importante contar con chats internos entre los equipos para poder trabajar ordenadamente; la difusión de novedades también ayuda a informar ordenadamente. Es importante tener en claro que dependiendo la información a comunicar o los mensajes que necesiten enviarse pueden usarse diferentes canales, como mencionamos anteriormente, los mails, el chat o un sistema interno de comunicación son herramientas que deben implementarse.

3. Participación.

Por último, pero no menos importante, debemos reconocer la participación de todos los involucrados en el proceso de comunicación. Para que este proceso sea efectivo se necesita de una persona que emita el mensaje, un canal por donde realizarlo y una persona que lo reciba. La interacción ayuda a afianzar el sentido de pertenencia y el compromiso de los recursos humanos con su trabajo. El feedback que se produce en el proceso de comunicación es importante para reconocer si este proceso está funcionando correctamente o si es necesario ajustar alguno de los puntos que lo componen.

Las relaciones interdepartamentales generan un mejor ambiente de trabajo y un mejor ambiente de trabajo potencia a los empleados y favorece a su productividad, influyendo esto directamente en los resultados de nuestra empresa. Cuando las relaciones y procesos interdepartamentales fallan, es muy probable que nuestra empresa esté fallando también en otras áreas.

Gran parte de los problemas en una empresa u organización se relacionan directamente con una mala comunicación interna. Cuando la comunicación interna de una organización falla es probable que las estrategias establecidas empiecen a fallar y se pierdan los objetivos comunes que se habían establecido. Este tipo de problemas genera una pérdida de pertenencia en los colaboradores que influye directamente en su productividad.

Algunas situaciones en las que este problema puede derivar son:

• Deterioro del clima laboral.
• Falta de colaboración entre equipos.
•  Falta de compromiso de los colaboradores individuales.
• Proliferación de rumores o desconfianza dentro de la organización.
• Problemas de adaptación al trabajo.

Todas estas situaciones contribuyen a que haya un mal entorno donde trabajar, y eso influye directamente en los resultados de los equipos y de la organización completa.

Ya que como hemos mencionado, la comunicación interna es muy importante para tu empresa, siendo la buena experiencia de los colaboradores un gran punto a tener en cuenta. Depende de cada empresa el sistema de comunicación interno que utiliza, generalmente cada organización elige el que mejor se adapte a su estructura, pero para potenciar el uso de esa o esas herramientas existen diferentes piezas comunicacionales que podemos poner en circulación:

•  Manual de procedimientos

Aporta a los empleados las herramientas y autonomía necesarias para que sepan cómo desarrollar las actividades que deben llevar a cabo.

•  Circulares

Son notas que se envían a los empleados de forma urgente en situaciones que lo ameriten.

•  Reuniones de equipos

Estas instancias potencian el intercambio entre los equipos de trabajo. Podemos fomentar a que se hagan interdisciplinarias para que así todos los equipos conozcan lo que se realiza en cada uno.

• Intranet

Es un sistema de comunicación interna donde sólo pueden acceder los colaboradores de la organización. Se pueden generar foros de intercambio, buzón de opiniones y chats.

• Aplicaciones móviles o redes sociales corporativas

Este concepto es novedoso y muy útil ya que funciona como una red social a la que ya estamos acostumbrados a usar, sólo que es propia de la empresa y se utiliza para motivos corporativos.

Los procesos interdepartamentales son un must a chequear en nuestra organización. Es imprescindible, para optimizar el funcionamiento y la productividad, que todos los sectores de nuestra empresa estén enlazados y tengan noción de lo que sucede en cada uno.

La comunicación interna es uno de los pilares fundamentales para que haya un intercambio entre áreas y fomentar la colaboración interdisciplinar, por eso, es que necesitamos tener un proceso de comunicación donde cada integrante de nuestra empresa pueda participar y sentirse escuchado. Esto ayudará a mejorar el sentimiento de pertenencia de nuestros colaboradores e indirectamente afectará de manera positiva en la productividad.