Procesos interdepartamentales

Los procesos interdepartamentales se tratan de una colaboración en equipo, lo que significa más que solo 'tener un grupo de personas que trabajan juntas'. La colaboración se refiere a estos procesos y prácticas que ayudan a los miembros de un equipo a:

• Compartir conocimientos
• Organizar cargas de trabajo
• Mantener a toda la compañía al tanto
• Aprender unos de otros
• Alcanzar una meta compartida o entregable

Aquí hay una verdad un tanto universal: un proceso que no ayuda a realizar una colaboración efectiva no logra ir tan rápido y tan lejos como uno que sí, independientemente del talento y el compromiso de las personas involucradas.

Cuando tú y tus colaboradores tienen ideas contrastantes sobre cómo lograr los mismos objetivos y trabajan de manera diferente entre sí, los resultados inevitablemente incluyen desalineación, interrupciones, trabajo duplicado, silos, errores, fechas de vencimiento perdidas y mucho ( mucho ) de tiempo perdido. 

Para que esto no ocurra es imprescindible contar con un proceso bien estructurado para que todos sepan qué hacer, cómo hacerlo y cuándo. Y eso incluye:

• Documentar y compartir información para que cualquiera que necesite actualizarse pueda acceder fácilmente.
• Comunicarse sin interrumpir el día de un compañero de trabajo.
• Organizar reuniones de manera eficiente sin perder el tiempo de nadie.
• Distinguir entre 'ruido' e información importante.
• Almacenar lecciones aprendidas y conocimientos en un lugar centralizado y accesible.
• Usar las herramientas adecuadas para almacenar y recuperar información. 

Estos son realmente los conceptos básicos de trabajar juntos con tu equipo, pero no es muy frecuente que estén acordados de antemano. Y luego, a medida que un equipo se expande, las oportunidades y la necesidad de adquirir procesos interdepartamentales se multiplican, por lo tanto aumenta el ruido y la confusión.

Tener exitosos procesos interdepartamentales te ayudará a que puedas tener todo más claro y más objetivo, haciendo que las actividades de la organización funcionen de manera más eficiente y asertiva. Para poder lograrlo deberás revisar estas actividades:

1- Análisis de las métricas de rendimiento.

Si ya has establecido indicadores de rendimiento o KPI , es necesario verificar si los está alcanzando. De esta manera, sabrás si el proceso satisface las necesidades departamentales.

2- Cuellos de botella

Los cuellos de botella son obstáculos en los proceso interdepartamentales que hacen que las actividades se acumulen y generen demoras, debes averiguar si existen y qué es lo que los genera.

Por lo general, los cuellos de botella se forman cuando los procesos restringen el flujo de recursos, productos, servicios o información.

3- Transferencia de información

Cuando la información pasa de un sistema a otro, o de una persona a un sistema, y viceversa, es muy común que ocurran errores de transcripción. Por ello es imprescindible que esta actividad se desarrolle de manera correcta.

Las razones por las cuales el pensamiento basado en procesos beneficia a tu empresa son fáciles de entender. Si organizas tu negocio en líneas puramente funcionales, se desarrollan "silos" aislados. La producción no se integra con las ventas; la contabilidad no habla con la compra, y así sucesivamente. Todos desempeñan su función, pero el proceso no está bien orquestado.

Desde la perspectiva del cliente, tratar con tu empresa se vuelve engorroso. Desde la perspectiva de tu empresa, obtiene una situación en la que, como dice el dicho, "una mano no sabe lo que está haciendo la otra".

Dado que las diferentes funciones comerciales tendrán roles en los procesos, y los resultados de los procesos son lo que importa, administrar departamentos funcionales como si fueran entidades individuales no dará los mejores resultados. La solución es separarse de los silos funcionales y administrar procesos en lugar de departamentos.

Para mantenerse competitivo en su industria, es esencial analizar y mejorar constantemente sus procesos comerciales. Esto permite que su negocio opere de la manera más eficiente posible, minimizando sus gastos y maximizando las ganancias.

La mejora de procesos no es tan fácil y esto puede ser por una variedad de razones:

• No obtener el apoyo de la alta gerencia
• No obtener la aceptación de los empleados
• No adoptar una cultura de mejora continua
• Y muchos más.

Para asegurarte de que tu iniciativa por mejorar sea exitosa puedes usar alguna de estas metodologías de mejora de procesos:

Six Sigma: Six Sigma es una de las metodologías de mejora de procesos más populares que existen. Es, esencialmente, un conjunto de herramientas y técnicas que ayudan a tu organización a mejorar los procesos. El objetivo principal de esta metodología es minimizar las tasas de defectos y la variabilidad en los procesos comerciales.

• Aumento de productividad y ganancias: Al mejorar gradualmente los procesos, tu negocio comenzará a ver un producto mucho más fuerte. Esto, como hecho, hace que toda la organización sea más eficiente, lo que finalmente se traduce en mayores ganancias.
• Moral y responsabilidad de los colaboradores: A menudo, tus colaboradores pueden tener muchas ideas sobre cómo mejorar los procesos o productos. Sin embargo, una estructura organizativa rígida puede cerrarlos y matar su motivación.

En una empresa con una cultura de mejora continua, por otro lado, cada empleado es clave para el crecimiento organizacional. Permitir que ellos caminen un poco más y realmente contribuyan al progreso los hace sentir valorados, aumentando la moral general y la responsabilidad.

• Mayor agilidad: Una organización tiene que estar cambiando en todo momento para mantenerse al día con la competencia. Si tus colaboradores están acostumbrados a cambiar de manera regular, no serán eliminados por etapas en tiempos de crisis y cambio.