Plan comercial

Un plan comercial consiste en la determinación de metas y objetivos de ventas, y en la definición de lo que la empresa requiere para lograr esas metas en un tiempo determinado. La realización de un plan comercial en las empresas es la guía de los representantes de ventas sobre cómo, cuándo y a quién se tiene que prospectar y convertir en cliente para alcanzar los objetivos de negocios.
Desde una concepción más simple, un plan comercial determina la mezcla de acciones que se deben realizar para que los clientes actuales compren más y los clientes potenciales comiencen a comprar.

Las empresas saben que un plan comercial sirve principalmente para materializar una idea con respecto a los objetivos de negocios que se quieren alcanzar teniendo en cuenta los procesos en las áreas de ventas, marketing, operaciones, recursos humanos, gestión de proyectos, finanzas, etc. Diseñar este documento permite obtener un esquema formal de las actividades organizadas que se llevarán a cabo en el transcurso de determinado tiempo.

En dicho plan se deberá tener en cuenta los recursos necesarios para ejecutarlo y los esfuerzos operativos para realizarlo. Asimismo, algo imprescindible en el plan comercial es la observación, métricas y todos los datos relevantes que permitan a sus ejecutivos tomar decisiones en función de planes de acción, a través de prácticas correctivas y preventivas. Su finalidad es la de minimizar los riesgos al momento de lanzar al mercado un nuevo producto o servicio.

La importancia de un plan comercial es interpretar el punto de equilibrio donde una empresa no pierde ni gana. El plan comercial permite hacer frente a los costos fijos y variables. A continuación, una vez obtenido, se genera la ganancia, utilidad por unidad vendida, sobre la cual se desarrolla una estrategia de ventas.

1. Permite mantenerse fiel a la estrategia comercial

Si bien no es fácil mantenerse fiel a la estrategia cuando surgen pendientes en el día a día, utilizar el plan comercial para resumir los aspectos principales de la estrategia permite obtener un recordatorio de lo que está incluido y lo que no. Esto facilita el trabajo por metas y no únicamente para evitar los riesgos.

2. Se logran proyecciones más asertivas

Un plan comercial ayuda a hilar más fino y actualizar los datos concernientes al mercado potencial, costos, ventas, generadores de ventas, conversiones y procesos comerciales. Mantenerse actualizado con respecto al plan comercial permitirá advertir los cambios y las tendencias del mercado.

3. Ayuda a delimitar las prioridades de la empresa

Dentro del plan comercial, existen prioridades que deben atenderse a la hora de comenzar a ejecutarlo, ya que estas permitirán identificar los factores de crecimiento y la necesidad de asignarles el valor que merezcan. Además, posibilita revisar la evolución de los procesos del plan.

4. Organiza las tareas a realizar por área permitiendo que los procesos estén al día

El plan comercial permite mantener un registro de los eventos y fechas importantes para planificarlos con tiempo, a fin de que no lleguen a la fecha límite sin planificación previa.

5. Favorece el monitoreo y seguimiento de las actividades

Un plan comercial logra monitorear el avance del plan y los requerimientos para que pueda llevarse a cabo con éxito. De esta manera, es posible recurrir al plan cada vez que sea necesario para verificar que se están haciendo todos los esfuerzos orientados a llevarlo adelante.

6. Maneja de forma más adecuada el flujo de efectivo

Las empresas no pueden permitirse administrar incorrectamente el flujo de efectivo.

7. Permite contabilizar el tiempo estimativo para realizar las acciones del plan comercial

El tiempo es esencial para establecer las fechas o plazos para llevar a cabo las acciones del plan comercial. Sin tiempo, no se puede prever cuándo se logrará cumplir el objetivo del plan.

8. Corrige errores en tiempo real

Planificar las acciones que se van a realizar en función de un objetivo concreto permite que los ejecutivos involucrados en el plan comercial puedan mantener un seguimiento de cada etapa, evaluar los fundamentos e impacto de cada acción y detectar posibles errores para corregirlos y reducir sus efectos negativos.

Una nota sobre el formato: los planes comerciales solo deben convertirse en documentos impresos en determinadas ocasiones, como cuando se necesita compartir información con personas externas o miembros del equipo. De lo contrario, deberían ser documentos dinámicos que se mantengan en la computadora.

El plan es indefinido, lo que significa que se está modificando constantemente, porque se está evaluando regularmente la salud del negocio, por lo que la versión impresa es como una instantánea.

Las áreas que intervienen en la construcción del plan comercial son las siguientes:

• Dirección
• Ventas
• Marketing
• Finanzas
• Operaciones

En un plan comercial se incluyen los siguientes elementos:

• Un resumen ejecutivo.
• Una descripción general de la empresa.
• Alguna información sobre productos y / o servicios.
• Un plan de marketing.
• Una lista de los principales hitos de la empresa.
• Alguna información sobre cada miembro del equipo directivo y su rol en la empresa.
• Detalles del plan financiero de la empresa.

Antes de comenzar con el plan comercial propiamente dicho en donde se definen los objetivos a alcanzar, se debe realizar la planificación y tener en cuenta ciertas variables, como la información histórica de la empresa, balance de ventas de los últimos años: por ejemplo, de cuánto son las ventas del último año y del año anterior, información sobre la competencia, es decir, investigar qué hacen los competidores, si están creciendo, si se están yendo del país, si sus objetivos son más ambiciosos o no. Análisis del mercado y la economía: esto permitirá establecer el alcance de los objetivos. Asimismo, no hay que olvidar las iniciativas estratégicas: son, a diferencia de los objetivos concretos, son deseos de lograr algo pero que todavía se encuentran en el aire, sin base sólida para materializarlos en un plan comercial.

Los principales elementos del plan comercial que se deben tener en cuenta a la hora de crearlo, son:

1. Objetivos

Los objetivos representan la apuesta de una compañía. Son las metas establecidas para un determinado período de tiempo. Sirven de ayuda para saber qué hacer, cuándo se debe realizar, y quiénes son los responsables asignados para que el mismo se llegue a cumplir en tiempo y forma.

2. Análisis de Mercado

¿Cuál es la situación actual de nuestro mercado? ¿Quién es nuestra competencia? ¿Quién o quiénes son nuestro público objetivo? Todas estas son preguntas que no podemos dejar de hacernos. A la hora de crear el plan comercial, debemos contar con la máxima cantidad de información de calidad respecto al mercado dentro del cual operamos. La información es poder, y contando con ella, podremos tomar decisiones acertadas.

3. Descripción de productos y servicios

¿Qué producto ofrecemos? ¿Cuál es la necesidad que cubrimos? Debemos conocer absolutamente todas las características de nuestros productos, y sus funciones. De esta manera, podremos destacar todas sus características reconociendo sus beneficios y su aporte de valor a quién los compre. Además todas sus características deben estar disponibles y ser accesibles para todos aquellos que estén interesados y sean potenciales compradores.

4. Plan de marketing

¿Cómo conocen nuestros productos, nuestros clientes? ¿Qué estrategias estamos utilizando? El plan de marketing es el documento que contiene el detalle de todas las acciones que se deben llevar a cabo para promocionar nuestro producto y cerrar ventas. Este plan es fundamental dentro del Plan Comercial, porque establece los objetivos de marketing que se pretenden lograr en un período determinado, como así también, las estrategias que se aplicarán para cumplirlos.

5. Finanzas y proyecciones

Este elemento del plan comercial es muy importante porque nos brindará información importante sobre el estado financiero de la empresa, los costos fijos y variables, como así también las proyecciones de ventas en el corto y el largo plazo. Sin dudas es muy necesario conocer la situación financiera del negocio porque determinará las estrategias que se aplicarán para mejorar u optimizar el estado, según corresponda.

6. Seguimiento y control

Este punto no es un elemento en sí, sino que tiene que ver con todos los anteriores. Se trata de controlar que el plan comercial se respete y se vayan cumpliendo todos los objetivos que allí se establecieron. Se debe realizar un seguimiento constante a lo largo del año, para comprobar cómo va el proceso y también detectar faltas y fallas que se tendrán como antecedentes para los próximos períodos. Es decir, cada año nuestro plan comercial estará más optimizado y el éxito del mismo será mayor.

El plan comercial debe estar adaptado a las necesidades de la empresa y del rubro al que pertenece, así como también al contexto local en el cuál está inserta. Por tanto, además de estos elementos generales que planteamos más arriba, a la hora de su planificación, se debe tener esas cuestiones en cuenta.

En todos los casos, el elemento más importante de la planificación empresarial es el cronograma de revisión: establecer tiempos específicos para revisar el progreso hacia las metas.

Específicamente, es el momento de revisar el progreso en los hitos y comparar datos reales con las proyecciones financieras. Un plan comercial real siempre es incorrecto, de ahí las revisiones periódicas, y nunca se realiza, porque el proceso de revisión es vital.

El plan comercial es un conjunto de acciones destinadas a concretar un objetivo realizable, temporal, relevante y específico, cuya realización requiere una serie de esfuerzos necesarios para llevarlo a cabo en el plazo establecido. Concentra la intervención de varias áreas de la empresa para planificar las acciones (dirección, ventas, marketing, finanzas y operaciones, entre otras), a fin de ayudar a los ejecutivos a planificar sus estrategias para conducir sus negocios a buen puerto.